Amvest: dashboards voor meer inzicht en overzicht binnen het prognose- en budgetproces
Giel Soetens, Amvest
Amvest managet een grote woningportefeuille, waarbij het financiële proces rondom de kasstromen, prognoses, budgettering, kosten en opbrengsten erg belangrijk is. Het analyseren van data en het managen van de datastromen spelen hierin een essentiële rol. Ter ondersteuning gebruikt Amvest hiervoor de software van Reasult.
Er zijn veel verschillende gebruikers, denk aan asset managers, portefeuille managers, technisch managers en externe property managers. Binnen dit proces was er behoefte aan meer inzicht en overzicht via gebruiksvriendelijke dashboards. Giel Soetens, Manager Business Support & Analytics bij Amvest, vertelt welke stappen hierin gemaakt zijn.
Het prognose- en budgetproces bij Amvest
De Business Support afdeling, waar Giel Soetens manager van is, heeft een controlerende rol en een signalerende functie. “We werken al 5 jaar met de assetmanagementsoftware van Reasult om het prognose- en budgetteringsproces te ondersteunen. De tijdige data aanlevering, de data integriteit en de ‘checks en balances’ komen allemaal samen en tot uiting in de software. In dit proces hebben we te maken met de portefeuille, asset, technisch en property managers. De externe property managers beheren de complexen en vullen de Reasult software met de verwachte kasstromen. Dit wordt vervolgens gecontroleerd en beoordeeld door de asset managers en technisch managers bij Amvest, ondersteund door het Business Support team. Om het proces te kunnen monitoren is een hoger aggregatieniveau nodig dan het individuele complex niveau. Het dashboard geeft ons nu inzichten op alle gewenste niveaus zoals per property manager, per fonds of per kostensoort. De stap die we wilden maken is op een hoger geaggregeerd niveau de kasstromen monitoren.“
Afstemming binnen het prognoseproces
Rondom de prognose is er vooral veel afstemming tussen de asset managers, property managers en technisch managers. Het kost veel tijd om dit proces aan te sturen en te controleren. De externe property manager voert in de Reasult software de data in, dan volgen de ‘checks and balances’ en de diverse rapportages en analyses. Giel Soetens zegt hierover: ”We exporteerden dit in het verleden dan als een ‘fotomoment’ naar Excel, met begin- en eindstand, en deze Excels werden rondgemaild. Als de driehoek (asset, property en technisch managers) ernaar keek dan was de stand door de actualiteit alweer achterhaald. Het herhaaldelijk produceren van deze analyses en aanvullende maatwerk verzoeken was erg tijdrovend. Bovendien wilden we op geaggregeerd niveau meer inzicht voor alle partijen.”
Prognosedashboard met filter mogelijkheden
Amvest wilde graag een prognosedashboard waarmee alle betrokkenen in het proces goed uit de voeten konden. Power BI bleek een ideale aanvullende oplossing te zijn. “Power BI is een goede tool waarbij we in één dashboard informatie beter inzichtelijk kunnen maken en monitoren. Iedereen kijkt naar hetzelfde waarbij je gemakkelijk zelf allerlei filters aan en uit kunt zetten. Ook kun je eenvoudig ‘slicen en dicen’.” Het dashboard biedt voor de verschillende gebruikers inzicht en heeft voor hen ook een signaalfunctie. Een asset manager kan bijvoorbeeld naar alle complexen kijken maar kan ook inzoomen op een enkel complex of kostenregel. Bijvoorbeeld, hoe ziet mijn prognose eruit ten opzichte van het budget en ten opzichte van vorig jaar of het jaar ervoor. Een portefeuille manager heeft een andere focus en kan zelf vergelijkingen maken en downdrillen.
Drie keer per jaar zetten asset, property en technisch managers de klokken gelijk waarbij ze dan regelmatig contact hebben met elkaar. “Tijdens een gesprek kun je in het dashboard bijvoorbeeld inzoomen op specifieke kostenregels. Een ander voordeel is dat men onafhankelijk van de agenda’s naar het dashboard kan kijken, snel kan schakelen en niet meer afhankelijk is van mijn team voor geaggregeerde overzichten. Power BI laat de live situatie zien en waarmee men duidelijkheid krijgt over de stand van zaken en de benodigde acties.” aldus Giel Soetens
Eén dashboard voor meerdere gebruikers in het prognoseproces
Het prognose- en budgetteringsproces bij Amvest was al goed op orde en was het uitgangspunt voor de dashboards. De informatie in de Excels moest ook terugkomen op het dashboard waarmee zowel de portefeuille, asset, property en technisch managers werken. Bij Amvest was er ook ruimte om eens kritisch naar het eigen proces te kijken. De diverse gebruikers waren nauw betrokken bij het ontwikkelen van de dashboards. In 1,5 maand waren er 6 sessies waarbij de gebruikers feedback konden geven op de voortgang van de ontwikkeling van het dashboard. Giel zegt hierover: “Het is een iteratief en creatief proces waarin Reasult goed met ons meedacht en een belangrijke sparringpartner was. Soms is het lastig te visualiseren hoe iets er uit moet zien. Ook blijkt in de praktijk dat dingen anders werken dus we hebben toch nog enkele nieuwe versies gemaakt. We zijn gestart in het eerste kwartaal in 2022. In het tweede kwartaal hebben we het proces doorlopen met gebruik van het nieuwe dashboard.“
Beter inzicht en meer analyse
Het nieuwe dashboard levert veel tijdwinst op maar ook nieuwe inzichten. “We zetten nu gemakkelijk de kosten van de verschillende property managers naast elkaar. We hadden al best veel inzichtelijk, maar met Power BI gaat dat allemaal nog veel sneller en gemakkelijker waardoor we meer tijd voor de analyse hebben. Bijvoorbeeld in het prognosedashboard zet je budget tegen actuals af, prognose ten opzichte van budget of budget versus besteed op kostenregelniveau. Dat is erg prettig. We kunnen onze control functie veel gemakkelijker uitvoeren. De gehele presentatie ervan is prettiger en ik merk dat daardoor de signaalfunctie van mijn afdeling enorm verbeterd is.” zegt Giel hierover.
Budgetdashboard en data
Naast het prognosedashboard is er ook een nieuwe budgetdashboard ontwikkeld. “We maken een budget voor 10 jaar waarbij we ieder jaar voortborduren op de budgetten van het jaar ervoor, maar corrigeren voor actualiteiten en nieuwe inzichten. Net als in het prognoseproces wordt het budgetteringsproces ook gekenmerkt door veel onderlinge afstemming tussen de betrokken partijen. Het dashboard ondersteunt ons hierin. We zijn op stoom aan het raken met de skills rondom Power BI zodat we straks zelf de dashboards gaan beheren. Ons doel is de data nog beter te ontsluiten. De datalaag van de Reasult Assetmanagementsoftware biedt hierin veel mogelijkheden om nog te ontdekken. Het koppelen van duurzaamheidskenmerken aan de kosten is hier een voorbeeld van” aldus Giel.
Succesfactoren
Het samenstellen van één dashboard voor verschillende soorten gebruikers is een uitdaging. Op de vraag wat de succesfactoren zijn, zegt Giel: “Onze wens was om meer overzicht te creëren op geaggregeerd niveau. Een goede organisatie van het project waarbij alle stakeholders zijn betrokken is belangrijk. Naast een schets te maken van de beoogde dashboards is het belangrijk om het geheel ook als een flexibel en iteratief proces te zien. Zoals al gezegd, de prettige samenwerking met Reasult en de inzichten die de nieuwe dashboards bieden, helpen ook enorm. We merken dat de portefeuille managers er veel baat bij hebben omdat zij op een hoger geaggregeerd niveau inzicht hebben. Voor asset managers en technisch managers is het proces gemakkelijker geworden omdat de filters in het dashboard heel eenvoudig werken en ze naar een live stand kijken in plaats van verouderde Excels. Het is prettig om te merken dat we veel positieve feedback ontvangen op de dashboards. Het heeft daarmee toch ook weer als vliegwiel gefungeerd in het gebruik van de software door meer inzicht en overzicht te geven. Het biedt transparantie en eenduidigheid en het stelt je in staat gemakkelijker, het toch wel complexe proces, in te gaan.”