Berry Dijkhuizen- Manager Finance & Control Reasult
Rond deze tijd stellen veel organisaties het budget op voor het komend jaar. Dat levert soms nogal wat onnodige stress op. Waar is dat laatste Excel bestand en hoe werkte dat ook al weer? Klopt het wel wat er staat? Dat kan toch veel eenvoudiger en efficiënter met minder kans op fouten. Hoe stel je in 4 stappen je budget op?
Veel organisaties zijn er nu volop mee bezig, het opstellen van het budget op fonds- of organisatieniveau voor het komend jaar. Over het algemeen een proces waarbij veel tijd en energie wordt gestoken in het managen van het proces waarbij fouten op de loer liggen. Herken je één of meerdere van de volgende punten? Het is alweer een jaar geleden dat we dat Excel bestand gebruikt hebben, hoe werken die formules ook al weer? Welk Excel bestand is ingevuld door de asset manager? Is dit de laatste versie? Is dat bedrag een berekend bedrag of heeft hij/zij dat ‘hardcoded’ ingevoerd? Nu zou toch debet en credit aan elkaar gelijk moeten zijn. Waar gaat het fout?
In de basis hoeft het proces niet ingewikkeld te zijn. Ondersteund met het juiste gereedschap kun je ervoor zorgen dat de totstandkoming van het budget op een consistentie en uniforme manier plaatsvindt. Je budget moet opgebouwd zijn vanuit de individuele complexen en daaraan toegevoegd fonds- of organisatie gerelateerde financiële aspecten. Ook wil je als financial de zekerheid hebben dat berekeningen kloppen en versiebeheer goed ondervangen is. Bovendien bij een goed georganiseerd proces kun je ook vaker per jaar beoordelen of je nog op koers ligt.
Uitgaande van de kaders en randvoorwaarden die zijn opgesteld door de directie kun je in 4 stappen snel en soepel je budgetteringsproces op orde krijgen:
Nadat alle benodigde data zijn geïnventariseerd, geanalyseerd en eventueel verrijkt, worden concept vastgoedscenario’s per object opgesteld. De scenario’s worden doorgerekend en met behulp van hold/sell overzichten en cashflowschema’s geanalyseerd. Deze bevatten aannames en verwachtingen op het gebied van leegstands- en mutatiemanagement, de meerjaren onderhoudsbegroting, exploitatiekosten en marktontwikkelingen (markthuur, verkoopprijzen, et cetera). Ze hebben tot doel om het meest optimale scenario vast te stellen. Het meest optimale vastgoedscenario wordt opgenomen in het objectplan.
Alle concept objectplannen gaan naar het Hoofd Asset Management. Het objectplan bevat naast het vastgoedscenario, een performance analyse en de financiële gegevens van het object. Tevens bevat het objectplan een toelichting op de gedane aannames en een toelichting op de verhuurmarkt. In de hold/sell analyses komen een aantal KPI’s voor die gebruikt worden om het effect van het beleid te meten. Na toetsing aan het te behalen rendement keurt Hoofd Asset Manager het concept objectplan goed.
De contouren van de geprognosticeerde balans, winst & verliesrekening en kasstromen op fonds- of organisatieniveau worden nu zichtbaar. Duidelijk wordt hoe solvabiliteit, fondsrendementen, loan to value zicht ontwikkelen. Eventueel worden capital calls, leningen en dividenduitkeringen toegevoegd. Via de workflow biedt de controller het financiële plan aan de financieel eindverantwoordelijke.
Toetsing met de opgestelde kaders en fondsrendementseisen vindt plaats. Het financieel plan wordt goedgekeurd en bewaart zodat monitoring en bijsturing waar nodig kan gaan plaatsvinden.
Het volgen van bovenstaande stappen ondersteund met goede software leidt ertoe dat er geen energie verloren gaat in het proces. Inhoudelijke vragen zoals ‘hoe kunnen door slim onderhoud extra investeringsruimte creëren’, of ‘welke ruimte is er voor huuroptimalisatie’ krijgen nu de juiste aandacht.
Door de enorme winst in tijd en efficiency kan het budgetteringsproces zelfs een aantal keer per jaar herhaald worden. Hierdoor zit de thermometer continu in de vastgoedportefeuille. De nadruk ligt daarmee steeds meer op sturen in plaats van verantwoorden en kan het bijsturen sneller en accurater plaatsvinden.
Bekijk de Reasult oplossing voor budgetteren.
« Terug naar overzicht