Je budgetteringsproces snel en goed op orde, hoe doe je dat?

29 oktober 2020

Het is weer tijd voor de jaarlijkse budgetteringsrondes. We hebben al veel vastgoedorganisaties hierbij geholpen. Hoe zorg je er voor dat dit niet ieder jaar leidt tot een tijdrovende klus waarbij communicatie over en weer leidt tot onbegrip. Iedereen in de organisatie heeft het gevoel dat het anders kan, maar hoe dan? Zeker bij projectontwikkelaars waar er meerdere en grotere projecten lopen of op stapel staan.

In deze blog laten we je zien hoe je in slechts 4 stappen je budget opstelt en een soepel proces voor projectontwikkelaars krijgt. Geen losse Excel bestanden die door alle projectontwikkelaars op verschillende manieren worden ingevuld. Is deze versie nu bijgewerkt of niet? Zijn de formules eigenlijk wel juist? Dat kan eenvoudiger en efficiënter met minder kans op fouten. Hoe stel je als projectontwikkelaar snel en goed je budget op?

Het opstellen van het budget voor projectontwikkelaars

In de basis hoeft het budgetteringsproces niet ingewikkeld te zijn. Wanneer je het juiste gereedschap hebt waarmee je zorgt dat het budget op een consistente en uniforme manier tot stand komt. Het werken met Excel als basis van dit proces is niet ideaal. Daarvoor is het proces te ingewikkeld met een te grote kans op fouten. Herken je één of meerdere van de volgende punten? Deze Excel hebben we nu een jaar niet meer gebruikt, hoe werken die formules ook alweer? Hebben we nu van alle projecten de Excel bestanden ontvangen? Welk Excel bestand is ingevuld door de projectontwikkelaar? Is dit de laatste versie? Is dat bedrag een berekend bedrag of heeft hij/zij dat ‘hardcoded’ ingevoerd?

Best practise budgetteringsproces

Onze best practise is dat je het budget opbouwt vanuit de individuele projecten met daaraan toegevoegd de organisatie gerelateerde financiële aspecten. Wanneer je het proces goed ingebed hebt in de organisatie kun je ook vaker per jaar beoordelen of je financieel nog op koers ligt. Uitgaande van de kaders en randvoorwaarden die zijn opgesteld door de directie kun je in 4 stappen snel en soepel je budgetteringsproces op orde krijgen:

Stap 1 – De projectontwikkelaars updaten de projectgegevens

De projectontwikkelaars werken hun projecten bij op basis van de meest de recente ontwikkelingen binnen het project. Een vertraging van het project kan immers grote gevolgen hebben voor de benodigde budgetten voor het aankomende jaar. Daarom wordt zorgvuldig gekeken naar de belangrijke data binnen het project, zoals de grondaankoop, start verkoop en start bouw. Daarnaast wordt gekeken of de ingeschatte grond-, bouw- en bijkomende kosten nog voldoen aan de huidige stand van het project. Wanneer de projectontwikkelaar dit heeft gedaan, wordt het budgetvoorstel voorgelegd ter goedkeuring.

Stap 2 – Controller checkt op juistheid en volledigheid

Bij het opstellen van de financiële rapportages is het belangrijk dat je op de cijfers kunt vertrouwen, want op basis van jouw cijfers worden soms grote beslissingen genomen. Daarom is het belangrijk dat je op een aantal cruciale momenten in het proces controleert op de juistheid en volledigheid van de cijfers. Een belangrijke controle is bijvoorbeeld of er van alle lopende projecten een bijgewerkte prognose is gemaakt, zodat het budget niet is gebaseerd op verouderde informatie. Of nog erger: onvolledig is, omdat een project helemaal niet is meegenomen.

De juistheid van de cijfers is misschien moeilijker vast te stellen, omdat het veelal om inschattingen gaat. Wel kun je eenvoudig controleren of de juiste stand van de actuals en contractuele verplichtingen is gebruikt en hoe de inschattingen van de ontwikkelaar zich verhouden tot o.a. gangbare normen in de sector. Deze controles hoeven natuurlijk geen handwerk te zijn. Met software zijn deze verregaand te automatiseren. Dat bespaart veel tijd en is minder foutgevoelig.

Stap 3- Controller aggregeert de financiële data vanuit de projecten en voegt organisatiekosten en financieringsactiviteiten toe

De contouren van de geprognosticeerde balans, winst & verliesrekening en kasstromen op organisatieniveau worden nu zichtbaar. Duidelijk wordt hoe totale kasstroom, solvabiliteit en rendementen zich ontwikkelen. Eventueel worden algemene kosten, leningen en dividenduitkeringen toegevoegd. Via een goede workflow biedt de controller het financiële plan aan de financieel eindverantwoordelijke.

Stap 4 – De financieel eindverantwoordelijke beoordeelt en keurt het financieel plan goed

De toetsing met de opgestelde kaders vindt tijdens de vierde stap plaats. Het financieel plan wordt goedgekeurd en bewaard zodat monitoring en bijsturing waar nodig kan gaan plaatsvinden.

Met een soepel proces is budgetteren leuk

Om de bovenstaande stappen goed uit te voeren is ondersteuning van de juiste software essentieel. Als financial wil je je geen zorgen maken over versiebeheer of dat berekeningen wel kloppen. Wanneer je dat goed geborgd hebt kun je je bezig houden met inhoudelijke vragen zoals ‘Wanneer verwachten we de maximale vermogensbehoefte’ of ‘welke ruimte is er voor winstoptimalisatie’. Kortom, je bent bezig met de inhoud van je werk in plaats van het managen van een proces en zo wordt het budgetteren leuk.

Wanneer je het budgetteringsproces goed op orde hebt werk je efficiënter en behaal je enorme tijdswinst. Hierdoor kun je dit zelfs een aantal keer per jaar herhalen en is het geen eenmalige jaarlijkse exercitie meer. Nog een voordeel is dat het je continu de thermometer in de vastgoedportefeuille houdt waar door je sneller en accurater kunt bijsturen.

Berry Dijkhuizen

 

Berry Dijkhuizen, Product Consultant Reasult

 

 

Wil je op de hoogte blijven van onze blogs? Meld je dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Aanmelden voor de nieuwsbrief

 

 

« Terug naar overzicht

Delen