Altera weet wat ze bezit en kan scherp sturen

Ondersteuning van assetmanagement en vastgoedinformatie

Het assetmanagementsysteem van Reasult ondersteunt Altera bij de belangrijkste processen zoals contractbeheer, kwartaalrapportages, hold/sell analyse, acquisitie en scenario-analyse, budgetteringscyclus, kasstroomvoorspellingen en financiële analyses. ‘Voor ons is het een dagelijks dashboard waarbij we precies weten wat er gebeurt’ aldus Erik Burggraaf, Senior Controller bij Altera. ‘Wij gebruiken het assetmanagementsysteem ook als propertymanagementsysteem. We leggen er namelijk alle broninformatie van onze objecten in vast. We hebben het operationele beheer zoals onderhoud, incasso en degelijke uitbesteed. Zo fungeert de software van Reasult als een centraal controlesysteem voor alle beheeractiviteiten. We weten welke contracten er zijn, wanneer ze aflopen of prolongeren, wat de voorwaarden zijn en kunnen op deze data ook analyses maken.’

Reasult assetmanagementsysteem

‘We zijn bij Reasult terecht gekomen omdat er voor ons geen goed alternatief in de markt beschikbaar was’ zegt Cyril van den Hoogen, CFO bij Altera. ‘Veel systemen zijn gewoonweg te complex of te omvangrijk voor ons. Bij Reasult was het bestaande assetmanagementsysteem al breed in gebruik bij andere beleggers en ondersteunt het ook een woningportefeuille.’ In een nauwe samenwerking tussen Altera en Reasult is vervolgens de contractenmodule verder doorontwikkeld. In deze module wordt alle contractinformatie vastgelegd. Daarmee is ook het bestaande operationele vastgoedsysteem vervangen. Door de combinatie van functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de Reasult software besloot Altera het oude vastgoedsysteem volledig uit te faseren. Daarmee levert de Reasult software een grote bijdrage aan de totale interne en externe informatievoorziening voor zowel vastgoedinformatie- en registratie als financiële informatie.

Meer inzicht en beslissingsondersteuning

‘Tot nu toe hadden we onvoldoende goede analyse tools. Nu weten we precies de huurprijsklassen bij woningen, de leegstand per object, contracthuurverschillen en dergelijke. Als je ergens bijvoorbeeld een lagere IRR hebt dan wil je toch achterhalen waar het vandaan komt. Of bij leegstand wil je meer informatie over het object en de mogelijke verlengingsopties. Wat wil je verkopen of houden? En op basis van welke criteria en eisen maak ik deze beslissingen. Waar maak ik nu mijn rendement in de portefeuille? Waar wijk ik af van wat ik verwacht had? Hoe zit het met de kosten? Ik kan dwarsdoorsnedes van de portefeuille maken, filteren, ordenen, noem maar op. Hierdoor heb ik veel meer inzicht en beslissingsondersteuning. Ook krijgen we steeds beter inzicht in de data en de kwaliteit van de data.’ aldus Erik Burggraaf.

‘Waar maak ik nu mijn rendement in de portefeuille? Waar wijk ik af van wat ik verwacht had? Ik kan dwarsdoorsnedes van de portefeuille maken, filteren, ordenen, noem maar op. Hierdoor heb ik veel meer inzicht en beslissingsondersteuning.’

Erik Burggraaf, Senior Controller Altera Vastgoed NV

Goede infrastructuur verbetert de kwaliteit

Naast het dagelijkse management dashboard rapporteert Altera ieder kwartaal naar haar aandeelhouders. ‘Het gaat niet alleen veel gemakkelijker maar het ziet er ook nog eens goed uit.’ aldus Cyril van den Hoogen. ‘Je wilt je informatievoorziening goed georganiseerd hebben. Voorheen stond dat ergens in een spreadsheet met alle nadelen van dien. De diverse contracten met details kun je niet in Excel kwijt. Iedereen had zijn eigen ‘excellente’ spreadsheets. We willen kwaliteit en bij een spreadsheet heb je geen zicht op wat er mis gaat. Nu staat alles in één centraal systeem en maken de portefeuillemanagers op uniforme wijze hold/sell analyses, prolongatierapportages en forecasts.’

‘Je wilt je informatievoorziening goed georganiseerd hebben. Het gaat niet alleen veel gemakkelijker maar het ziet er ook nog eens goed uit.’

Cyril van den Hoogen, CFO Altera Vastgoed NV