Syntrus Achmea - De succesroute naar een toekomstklaar waarderingsproces

Boris van der Gijp – directeur Vastgoed Syntrus Achmea

Syntrus Achmea Real Estate & Finance (Syntrus Achmea) is een vermogensbeheerder in vastgoed en hypotheken. Voor 70 pensioenfondsen, verzekeraars en charitatieve instellingen wordt ruim 40 miljard euro in woningen, woninghypotheken, zorgvastgoed, winkels en kantoren beheerd. Hiervoor kiest Syntrus Achmea voor duurzame investeringen met financieel én maatschappelijk rendement.

Een belangrijk speerpunt voor Syntrus Achmea is het professionaliseren van het IT-landschap en het verbeteren en automatiseren van processen. Eén van die processen hierin is de waardering, waardeontwikkeling en externe taxatie van het vastgoed.

Boris van der Gijp, directeur Vastgoed bij Syntrus Achmea, vertelt welke transitie de organisatie heeft doorgemaakt, hoe dat verliep en wat de rol van Reasult hierin was. Hierbij speelt de implementatie van het taxatiemanagementsysteem van Reasult een essentiële rol.

Ieder kwartaal waardering van het vastgoed

Ieder kwartaal wordt bij Syntrus Achmea de gehele vastgoedportefeuille gewaardeerd waarbij externe taxateurs de taxatie uitvoeren. Dit betekent veel afstemming, zorgen voor data aansluiting in- en extern. Boris van der Gijp zegt hierover: “Dat proces kostte ieder kwartaal weer heel veel tijd en energie van onze medewerkers. Het duurde vaak dagen, soms zelfs weken ook omdat er veel discussie was met taxateurs over de kwaliteit van de data. Dat kon anders en we wilden sneller en beter rapporteren naar onze klanten. Reasult was voor ons al een natuurlijke partner voor het assetmanagementproces waarbij we onze budgetteringsrondes perfect op orde hebben en goed kunnen sturen op budget en actuals. Toen er nieuwe collega’s aan boord kwamen, die bekend waren met de taxatiemanagementsoftware van Reasult, was de keuze snel gemaakt.”

 

 

Woon-zorgcomplex Makroon Amsterdam

De aanleiding voor verbetering van het waarderingsproces

Niet alleen het stroomlijnen en beter afstemmen van het taxatieproces was de aanleiding voor het verbeteren van het waarderingsproces, ook de verbetering van de datakwaliteit en dataopslag speelde een rol. “We waren veel tijd kwijt aan het taxatieproces. Denk hierbij aan omslachtige datakwaliteitscontroles, elk kwartaal werden voor die controles handmatig data in Excel gezet. Dat past niet bij een professionele organisatie als Syntrus Achmea. Daarnaast speelde ook mee de ambitie om datakwaliteit te verbeteren en de uniformiteit te vergroten. We slaan data centraal op in ons vastgoedautomatiseringssysteem (VAG). Ook de data vanuit de Reasult assetmanagementsoftware is daar opgeslagen. Hiermee beschikken wij zelf over onze data en is het een bron voor meerdere systemen,” aldus Boris van der Gijp.

Die enorme tijdsbesparing, dat is pas winst

Het afstemmen van de verschillende onderdelen in de keten kostte veel tijd. Boris van der Gijp ziet een enorme versnelling: “We hebben nu in een middag alle data van de propertymanagers doorgezet naar de taxateurs. We kunnen data geautomatiseerd vergelijken en hebben beter inzicht in de kwaliteit van data. Dat scheelt veel tijd waardoor we onze medewerkers op andere nuttige werkzaamheden kunnen inzetten. Ik denk dat we door het gebruik van de Reasult software wel 35 werkdagen in het jaar beschikbaar hebben gekregen voor andere werkzaamheden.”

Niet het proces maar de inhoud krijgt aandacht

Het beter stroomlijnen van het proces betekent minder kans op fouten maar vooral ook meer tijd voor de inhoud. “In plaats van de data checks en discussies over de data gaan de property managers nu het gesprek aan over de uitkomst met de taxateur. De onderlinge afstemming is hierdoor ook veel beter, ” zegt Boris van der Gijp hierover.

Verbeterslag datakwaliteit en andere inzichten

Datakwaliteit en datacontrole stond bij Syntrus Achmea altijd al hoog op de agenda. “We waren al bezig met datakwaliteit maar tijdens de software-implementatie is die kwaliteitsslag nog veel groter geweest dan ik vooraf had gedacht. Ook kregen we beter inzichten in de verschillen in taxaties. Zo hebben we bij voorbeeld veel bezit in het centrum van Rotterdam waarbij de taxaties in lijn moeten zijn met de drukte in de winkelstraat. Dit kunnen we nu veel beter uit het taxatiemanagementsysteem halen,” aldus Boris van der Gijp.

 

 

Vlekkeloze transitie

Er is veel tijd gestopt in de voorbereiding door onder meer focus op datakwaliteit en uniformiteit. Boris van de Gijp geeft hierbij aan: “De transitie is vrij stilletjes verlopen. Dat is een combinatie van een goede interne voorbereiding en een professionele begeleiding van Reasult. We zijn gestart met het verbeteren van de datakwaliteit en uniformiteit in de definities voor de taxateurs. Maar je ziet ook weerstand bij mensen zowel binnen als buiten de organisatie. Hobbels zoals wantrouwen naar de uitkomst en manier van werken staken de kop op. We hebben alles zo transparant mogelijk gehouden. Daarin is Reasult een geduldige en capabele partner geweest. Niet alleen in het trainen en begeleiden van de gebruikers maar ook ervoor te zorgen dat onze medewerkers er echt mee gaan werken door begeleiding tijdens de werkzaamheden. Het gebruiken van de software helpt ook bij de overgang naar een geautomatiseerde oplossing. Inmiddels varen we goed op het systeem en is weerstand en wantrouwen overwonnen.”

Van data naar informatie

Bijna een jaar is de taxatiemanagementsoftware in gebruik. Boris van der Gijp noemt een aantal aandachtspunten voor de komende tijd: “Qua analyse mogelijkheden en dashboarding daar is nog winst te behalen. We willen het systeem nog beter gebruiken om kennis te ontwikkelen over het functioneren van de portefeuille en over de diverse asset-classes.”

Succesroute voor een toekomstklaar bedrijf

Remisehof Rotterdam

Een snelle en goede transitie komt niet vanzelf. Boris van der Gijp geeft een aantal tips. “De enige weg naar succes is om de nieuwe manier van werken volledig te omarmen. Zo’n implementatie is ‘learning by doing’, niet wachten tot het 100% goed is. En met een test- en productieomgeving kun je goed controleren hoe het proces verloopt. Wij hebben juist de moeilijke objecten eerst gedaan. Uitzonderingen zoals inpandige woningen en zendmasten op een woning hebben we direct vanaf het begin meegenomen. Zo voorkom je onnodige vertragingen. Er zijn altijd wel redenen om het niet te doen of te wachten totdat je data perfect zijn. Het viel mij juist 100% mee. De transitie is zo stilletjes verlopen dat je het bijna zou vergeten.”

 

Wil je meer weten over de software voor taxatiemanagement?

Lees meer over de taxatiemanagementsoftware