Vastgoedsturing BI dashboard

Bij Vestia is er al jaren veel aandacht voor vastgoedsturing, ofwel waardesturing zoals het bij Vestia wordt genoemd. Sinds 2013 bepaalt Vestia de marktwaarde van haar portefeuille met Reasult Taxatiemanagement. Drie jaar later werd Reasult Assetmanagement in gebruik genomen voor vastgoedsturing.

 

 

Vastgoedsturing BI dashboards Vestia
Sander Colnot –
Vastgoedanalist bij Vestia

Met de Reasult Assetmanagement software worden de rendementen van alle complexen berekend, investeringen doorgerekend en kasstromen geprognosticeerd. Vestia gebruikte al geruime tijd reguliere rapportages en analyses uit de Reasult Assetmanagement tool voor de grote beslissingen: om te bepalen welke complexen worden verkocht en in welke complexen moet worden geïnvesteerd, maar ook om te bepalen welke ingreep de juiste is. Maar juist voor het aanscherpen van het dagelijks beheer was er behoefte aan nog specifiekere ontsluiting van informatie. Vestia heeft Reasult gevraagd om hiervoor dashboards te ontwikkelen die goed aansluiten bij vastgoedsturing voor woningcorporaties. Sander Colnot, vastgoedanalist bij Vestia, vertelt hoe dit is verlopen en welke dashboards ze gebruiken.

Meer en beter inzicht in de vastgoedportefeuille

Corporaties beschikken over een schat aan data. Zeker voor een grote corporatie als Vestia met ruim 1.700 complexen, is er behoefte aan inzicht en overzicht. Sander Colnot geeft aan: “We gebruiken de Reasult Assetmanagementsoftware waarmee we inzicht hebben in de rendementen van de gehele portefeuille en de onderliggende complexen. Soms was het voor ons nog lastig om te begrijpen waarom een rendement hoog of laag was of waarom een bepaald type woning het goed of slecht doet.” Om daar meer grip op te krijgen gebruikten de asset managers een spreadsheet in Microsoft Excel met de bekende nadelen van dien: veel handwerk, een grote foutenkans en de kwetsbaarheid van een model dat door één medewerker is ontwikkeld. Vestia heeft Reasult toen gevraagd om te ondersteunen bij dashboarding om de kwetsbaarheid van spreadsheets te vermijden.

Gebruik van dashboards voor vastgoedsturing

Voor hetBi dashboard maken van de dashboards wordt Microsoft PowerBI ingezet. De data uit Reasult Assetmanagement wordt rechtstreeks in PowerBI ingelezen. Mede op basis van de input van Vestia is er een dashboard gemaakt in PowerBI. Sander Colnot zegt hierover: “Er is enorm goed meegedacht door Reasult bij het maken van de dashboards. Niet te veel op één scherm, helder gevisualiseerd en je ziet direct de informatie die je zoekt. Tevens is er ook goed van de mogelijkheden van PowerBI gebruikt gemaakt. Zo hebben we nu diverse filtermogelijkheden die consequent blijven over verschillende schermen heen, zodat je sneller kunt inzoomen op opvallende gegevens”. De data in de dashboards zijn altijd actueel en accuraat en iedereen beschikt over dezelfde data. Ook het extra werk om alle nieuwe data te actualiseren is verleden tijd. In Microsoft Excel was het een tijdrovende klus om alle afzonderlijke tabbladen bij te werken. “We zijn niet meer bezig met het opleveren van data en rapportages. We hebben nu tijd voor dat wat echt belangrijk is, namelijk analyseren en spelenderwijs scenario’s draaien op onze voorraad. Hierdoor kunnen onze asset managers meer waarde toevoegen door gericht te sturen op onze voorraad”, zegt Sander.

Gebruik van de dashboards

De gebruikers van de dashboards opereren zowel op corporatie- als op vestigingsniveau. Bij Vestia zijn de vestigingsmanagers tevens de assetmanagers. De projectmedewerkers van een vestiging maken de voorstellen in de Reasult software en de vestigingsmanagers gaan hiermee aan de slag. Zij presenteren de plannen en kunnen ook bij de andere vestigingen zien hoe zij ten opzichte van elkaar presteren. Zo viel op dat de beheerkosten per eenheid bij één vestiging erg hoog waren en de rendementen relatief laag. Na inzoomen op de cijfers bleek dat de personeelskostenverdeling niet correct was. Er waren twee teams die op één vestiging in de kosten werden meegenomen, maar die ook voor de andere vestigingen werkten. Zo leidt het dashboard ook tot verbeteringen in datakwaliteit. Naast de vestigingen gebruiken ook de controllers de dashboards. “Het voordeel is dat iedereen dezelfde datatoegang heeft, we hebben geen discussie meer over data”, aldus Sander Colnot.

Analysemogelijkheden en inzichten van het dashboard

De kern van het dashboard is een overzichtelijke weergave van alle kasstromen van de complexen. Door verschillende filters en analyses wordt het mogelijk om de financiële prestaties van de individuele complexen en de deelportefeuilles waar ze deel van uitmaken te verklaren. Ligt het aan de huurinkomsten of aan de kosten? Wat is de relatie tussen het rendement en de bruto/netto verhouding? Vallen bepaalde vestigingen of woningtypes op? Sander zegt hierover: “Wat ik een zeer grote toegevoegde waarde vind zijn de filtermogelijkheden, je ziet ze ook rechts in beeld staan dus je ziet meteen waar je naar kijkt. We hebben veel sneller door wat er speelt. Daarnaast denken we meer in termen van bruto en netto verhouding in plaats van IRR’s. Immers: een marktwaardestijging van 15% of 20% in een jaar heeft een enorme impact op de IRR, maar heeft geen enkele relatie tot kosten en opbrengsten die we kunnen beïnvloeden.”

 

Er is enorm goed meegedacht door Reasult bij het maken van de dashboards. Niet te veel op één scherm, helder gevisualiseerd en je ziet direct de informatie die je zoekt.

De volgende stap

De dashboards zijn op dit moment nog beperkt tot de financiële as. Vestia wil de dashboards graag uitbreiden met de maatschappelijke as. En er is ook wel een mogelijkheid om in de assetmanagementsoftware ook een maatschappelijke score mee te geven. De wens bij Vestia is dat deze nog flexibeler wordt zodat nog beter inzichtelijk is of investeringen of bestaand vastgoed passen bij de portefeuillestrategie. Daarnaast gebruikt Vestia ook de Reasult Taxatiemanagementsoftware. “Wat ons enorm gaat helpen is de rapportage & analyse aansluiting tussen de assetmanagement- en de taxatiemanagementsoftware. Daarmee kunnen we overzichten maken tussen waarderen en vastgoedsturing. Nu zetten we onze eigen rendementsscore af tegen een marktscore. Maar als corporatie kijk je uiteraard anders naar je vastgoed en willen we de onderlinge verschillen in de exploitatie beter inzichtelijk hebben”, zegt Sander Colnot.

De data is een goudmijn, ga er iets mee doen!

Net als veel andere corporaties, beschikt Vestia over enorm veel data. Nog te vaak wordt er onvoldoende mee gedaan. Sander Colnot zegt hierover: “Voor ons is de eerste stap gezet namelijk inzicht in waar het goed gaat en waar we bij moeten sturen. Ik zou graag zien dat meer corporaties deze stappen zetten. We hebben allemaal een schat aan data, we zitten op een goudmijn, ga er iets mee doen!”

Een interview met Sander Colnot (vastgoedanalist bij Vestia) – februari 2019.