Swiss Life Asset Managers interview

Financiële processen automatiseren in de projectontwikkeling – hoe verliep dat bij Swiss Life?

Walter Wind interviewde Anett Barsch, Head Real Estate Development en Petra Jacobi, Commercieel Projectleider bij Swiss Life Swiss Life Asset Managers over het gebruik van de software van Reasult. Sinds 2021 gebruikt Swiss Life de Reasult software om de financiële processen rondom projectontwikkeling te optimaliseren en automatiseren. Hieronder een verkorte versie van dit interview.

Walter Wind, Head of Sales DACH Reasult

Walter Wind: Swiss Life Asset Managers gebruikt sinds 2021 de software van Reasult. Hoe ging dat voor die tijd?

Petra Jacobi: Wij zijn projectontwikkelaar voor residentieel en kantoorvastgoed en werkten hiervoor met Excel. Wij brachten de gegevens van Excel altijd handmatig over naar de planningssoftware “Professional Planner”. Dit was niet alleen een enorme inspanning, maar ook de kans op fouten was erg groot. Wij realiseerden ons dan ook al snel dat wij met deze aanpak onze grenzen bereikten – vooral bij grotere en complexere projecten. Want de toenemende complexiteit betekent ook een grotere kans op fouten. We wisten dat er een nieuwe oplossing nodig was.

Walter Wind: Waarom is er voor Reasult gekozen?

Anett Barsch: Op het gebied van asset management hebben wij vorig jaar nieuwe software geïmplementeerd voor het beheer onze vastgoedportefeuille. Daarbij hebben wij overwogen of wij de tool konden uitbreiden door ook de voorbereidende fase van projectontwikkeling erin op te nemen. Wij kwamen er achter dat dit niet werkt voor onze wensen en niet echt aan onze eisen voldeed. Om dit volledige proces van de ontwikkeling tot de verkoop van het vastgoed te managen hebben wij gekozen voor de softwareoplossing van Reasult.

Petra Jacobi, Commercieel Projectleider bij Swiss Life Asset Managers

Petra Jacobi: : In principe kennen we de Reasult software al sinds 2009. We hebben de software getest, maar die was toen helaas nog niet rijp genoeg voor de Duitse markt. Dat is veranderd: wij hebben de Reasult software en twee andere aanbieders getest. Er is voor Reasult gekozen omdat Reasult de projectontwikkeling het meest volledig ondersteunt.

Walter Wind: Was het ook belangrijk om de software in verschillende talen te kunnen gebruiken?

Anett Barsch: Zeker! Wij kunnen de Reasult software internationaal gebruiken. Dat onderscheidt Reasult van andere aanbieders. Wij hebben de software bijvoorbeeld in het Duits in gebruik, maar wij kunnen de Engelse versie gebruiken voor onze partners in Frankrijk of Engeland. Het is ook fijn dat we met Reasult altijd in het Engels kunnen communiceren.

Walter Wind: Hoe verliep het implementatieproces? Waar moest je op letten?

Anett Barsch, Head Real Estate Development bei Swiss Life Asset Managers Deutschland

Anett Barsch: Zodra nieuwe software wordt geïmplementeerd, mag er geen twijfel meer over het product bestaan. Pas dan accepteert het hele team de oplossing. Natuurlijk zijn er altijd redenen voor kritiek, maar dat brengt je nergens. Het is altijd belangrijk de beste oplossing voor het bedrijf te vinden, de voordelen te laten zien, het team mee te nemen en hen te ondersteunen in geval van vragen.

Petra Jacobi: We zijn in het voorjaar van 2021 met Reasult gestart en ik kijk met trots terug. Ik kan zeggen dat we erin geslaagd zijn om de software binnen een jaar voor alle projecten en ook voor nieuwe acquisities in te voeren, dat is een enorme prestatie en spreekt ook voor de software.

Walter Wind: U kijkt nu terug op een jaar samenwerking met Reasult. Er was regelmatig contact met onze consultants. Hoe is het gegaan?

Petra Jacobi: Ik moet zeggen dat het heel, heel goed ging! Ik kan niet anders zeggen. Ruud Beerman, Senior Business Consultant bij Reasult, heeft het implementatieproces begeleid. Dit omvatte ook de opleiding en de introductie van onze medewerkers. Het is belangrijk dat hij ons vakgebied begrijpt. Wij hadden al snel in de gaten dat hij een expert is op zijn gebied en dat hij door zijn achtergrond veel weet over projectontwikkeling. Soms verbaasde hij zich een beetje over de tijden waarop ik hem belde, maar hij stond altijd klaar om ons te helpen. Die hulp was uitstekend.

Walter Wind, Head of Sales DACH Reasult

Walter Wind: Welke voordelen heeft de implementatie van de software voor Swiss Life opgeleverd?

Petra Jacobi: Ten eerste: we rekenen nu op een uniforme, gestandaardiseerde manier. Met Excel moesten we altijd controleren of de vereisten werden nageleefd. Nu zijn de standaardtarieven voor het eerst geïntegreerd en kunnen wij zien of ze worden nageleefd dan wel of wij ervan afwijken. Ten tweede worden de financiële plannen op uniforme en eenduidige wijze geconsolideerd. Dit leidt tot een geautomatiseerde P&L- en balansplanning, wat ons enorm helpt op het vlak van financieel beheer. Dit onderscheidt ons ook in alle audit- of due diligence onderhandelingen en geeft ons een duidelijke voorsprong. Omdat maar weinig projectontwikkelaars dat hebben, vanwege de boekingsproblemen in Duitsland.

Anett Barsch: Een andere grote toegevoegde waarde is dat mevrouw Jacobi niet langer een bottleneck is. Tot nu toe moest zij alle berekeningen naar de financiële software overzetten – min of meer handmatig. Met andere woorden, we waren altijd afhankelijk van haar inbreng. Nu is het zo dat elke projectontwikkelaar zelf de gegevens in het systeem invoert, waardoor een cashflow wordt gegenereerd en er niet alleen een statische berekening van de ontwikkelaar zelf is. Daarmee scheelt het ons heel veel voorbereidend werk voor planning & control. Wij zijn niet langer afhankelijk van één persoon, maar vele collega’s zijn met de software vertrouwd. Bovendien maken we nu voor grote projecten variantenanalyses, vergelijken deze en zien wat er gebeurt en aan welke knoppen wij nog kunnen draaien. Dat is voor iedereen inzichtelijk.

Petra Jacobi: En niet te vergeten, wij zijn ook trots op het feit dat wij de grote portefeuilles die wij nu aankopen al in de software hebben staan. Gezien de omvang en complexiteit zou ik niet weten hoe ik dat in Excel had moeten doen.

Walter Wind: Veel vastgoedbedrijven houden zich nu eindelijk meer en meer bezig met het thema digitalisering. Ik zie echter vaak dat ze moeite hebben om de eerste stap te zetten. Wat is de beste manier om te beginnen?

Anett Barsch, Head Real Estate Development Swiss Life Asset Managers Duitsland

Anett Barsch: Voor ons speelt de Agile werkwijze een grote rol. Wij starten met kleine pilotprojecten en zeggen tegen onszelf: Kom op, laten we dit nu eens uitproberen. Daar leren we van voor de volgende keer, dan zoeken we misschien iets anders of herhalen we de tests. Je leert alleen door ervaring, ik denk dat je moet durven beginnen. Dat is de enige manier om te leren wat je kunt verbeteren. Je kunt theoretisch niet alles van tevoren voorspellen, ik in ieder geval niet. Net als bij projectontwikkeling kun je dingen tot op zekere hoogte voorspellen, maar er gebeurt altijd wel iets wat je niet hebt voorzien. Dan moet je flexibel genoeg zijn om erop te reageren. Niets doen is zeker de verkeerde optie, want dan blijf je snel achter, dan word je rechts en links ingehaald. Je moet altijd verder kijken dan je neus lang is: Wat doen de anderen, waarom doen zij het? En vooral, waarom doe ik het niet?

Walter Wind: Heeft digitalisering een concurrentie voordeel?

Anett Barsch: Zonder twijfel. We hebben dit net gezien in de pandemie. Bedrijven vielen om omdat zij niet over gedigitaliseerde processen beschikten. Digitale processen hebben in een mum van tijd voet aan de grond gekregen, de concurrentie is er. Je hoeft niet overal de eerste te zijn, maar je moet wel in de top drie staan. Natuurlijk maken we ook fouten. Dat gebeurt, maar dan evalueren we opnieuw en doen het de volgende keer anders.

Walter Wind: Wij horen heel vaak dat veel van onze klanten op zoek zijn naar het schaap met vijf poten qua software. Was dat bij jullie ook het geval? Wat is belangrijk voor jullie?

Petra Jacobi, Commercieel Projectleider Swiss Life Asset Managers

Petra Jacobi: Nee, we zochten niet naar één oplossing voor alles. Het was voor ons belangrijk om een softwareoplossing te vinden die zo geavanceerd is dat zij standaard ongeveer 80 tot 90 procent van onze behoeften dekt. De software moet dus onze kerncompetenties weerspiegelen. Het is nooit onze insteek geweest om voor alles het perfecte product te vinden. Omdat aan de ene kant zoiets niet bestaat en aan de andere kant de software gedurende vele jaren (verder) ontwikkeld zou moeten worden.

Walter Wind: Zijn er nog onderwerpen die ik nu niet besproken heb?

Anett Barsch: Blijf in contact met ons, we komen zeker bij jullie terug. Er liggen twee hele grote projectontwikkelingen op tafel en die zijn zeer complex. We weten nog niet precies wat ons te wachten staat. Misschien hebben we specifieke oplossingen nodig.

Petra Jacobi: Het is zeker mijn wens dat jullie ons blijven begeleiden. Misschien als partner die het product verder ontwikkelt voor andere klanten op basis van hun ervaringen en suggesties met ons. Op die manier kunnen we samen verder groeien.

Bekijk de volledige video

Hieronder is de volledige Duitstalige video beschikbaar met ondertiteling. Je kunt zelf de taal van de ondertiteling aanpassen via de instellingen-knop van YouTube, kies voor automatisch vertalen en selecteer de gewenste taal.

Anett Barsch, Head Real Estate Development Swiss Life Asset Managers Duitsland
Petra Jacobi, Commercieel Projectleider Swiss Life Asset Managers
Walter Wind, Sales Director DACH Reasult