Welke uitdagingen bieden corporaties het hoofd bij het sturen van investeringsprojecten? Welke rol spelen softwaretools daarin en hoe nuttig en noodzakelijk zijn deze eigenlijk? Hoe zorg je voor een goede inbedding van projectontwikkeling in een beheerorganisatie? Een interview met Tim ter Heide, vastgoedeconoom bij Mitros.
Tim ter Heide – Mitros
Een assetmanager, een vastgoedmanager of een bedrijfseconoom: stuk voor stuk functies die de laatste jaren zijn ingeburgerd bij woningcorporaties. Op de vraag wat de functie van vastgoedeconoom inhoudt en waar Tim dagelijks mee bezig is, zegt hij: “Mitros kent verschillende bedrijfsonderdelen. Eén daarvan is VastGoed. Hier werken we aan nieuwbouw- en renovatieprojecten, planmatig onderhoud, zakelijke verhuur en verkoop. Bij investeringsprojecten ondersteun ik de vastgoedontwikkelaars, projectmanagers en het managementteam van VastGoed. Soms ben ik projectinhoudelijk ondersteunend werkzaam voor de ontwikkelaar, een andere keer projectoverstijgend. In dat laatste geval analyseer ik de data van de projecten voor verschillende rapportages zoals de kwartaalrapportage, de kasstroomprognose of voor de MeerJaren InvesteringsBegroting (MJIB).”
Op de vraag hoe belangrijk softwaretools voor Mitros zijn bij het sturen van investeringsprojecten, nu het stuur vooral in ‘de bouwstand’ staat, antwoordt Tim: “Natuurlijk is bouwen belangrijk, maar je wilt wel dat het efficiënt en goed gebeurt. Softwaretools zijn daarbij ondersteunend. Ze zijn er voor snelle en eenduidige informatie en voor het doorrekenen van een investeringsproject. Daarmee kunnen we een prognose geven van bijvoorbeeld individuele project-KPI’s, zoals IRR, investeringskosten en het aantal woningen.”
“Maar ook kunnen we met softwaretools inzicht geven in de voortgang van de besluitvormingsmomenten en de realisatie van de bouw,” gaat Tim verder. “Kern daarbij zijn de kasstromen. Hoe beter de informatieverwerking van dit soort systemen is, hoe betrouwbaarder de informatie. Het is en blijft tenslotte mensenwerk. Eenduidig vastleggen en waarborgen van data voor het doorrekeningen investeringsprojecten is dus essentieel. Het mooie is dat deze individuele projectdata ook nog bruikbaar zijn voor afdeling- en bedrijfssturing.”
Het gebruik van softwaretools geeft de ontwikkelaar meer tijd om de energie in de inhoud van het project te steken, licht Tim toe. “De projectontwikkelaar hoeft zich niet bezig te houden met de formules in rekensheets, want dat is al standaard ingesteld en gevalideerd in de tool. Dat heeft als resultaat dat we efficiënter kunnen werken. Het resultaat? De realisatie is de afgelopen jaren gestegen van 60 miljoen euro naar 130 miljoen euro per jaar. Daarmee is ook het aantal woningen dat we gerenoveerd of nieuwgebouwd hebben toegenomen.”
Dat managementinformatie belangrijk is voor de sturing van investeringsprojecten, staat voor Tim dan ook buiten kijf. “Het helpt ons te voorkomen dat we hollen en stilstaan,” licht hij toe. “Bij het opstellen van de MJIB kijken we niet alleen naar het aantal woningen dat wordt opgeleverd in enig jaar en hoeveel geld er mee gemoeid is. Ook de continuïteit binnen de afdeling VastGoed is van groot belang. De afgelopen jaren is het ons goed gelukt om een continue stroom van projecten op te bouwen die in verschillende fases van ontwikkeling tot realisatie zaten. Door een goede spreiding voorkomen we hollen en stilstaan en kunnen we evenwichtig – in hoog tempo – projecten ontwikkelen.”
Tim legt uit hoe dat bij Mitros in zijn werk gaat: “Om de productiviteit te kunnen managen gebruiken we de data van de procesplanning – zogenaamde besluitvormingsmomenten – uit de projecten, maar ook de data van start- en einde bouw. Zo ontstaat inzicht in de aantallen projecten en de fase van een project. We maken afspraken over de voortgang. Deze afspraken worden vervolgens gemonitord en gerapporteerd met behulp van grafieken en tabellen. Afwijkingen worden vervolgens besproken en bijgesteld.”
Vastgoedontwikkeling 
lijkt mijlenver af te staan van de dagelijkse corporatiepraktijk, zoals gedoe over de afhandeling van een reparatieverzoek, betalingsachterstanden en bewonersoverlast. Op de vraag hoe Tim als vastgoedeconoom binding houdt met de organisatie, zegt hij: “Ik draai al wat jaren mee in corporatieland en heb vroeger ook projecten gerealiseerd in bewoonde staat. Ja, nu sta ik verder van de praktijk af. De ervaring uit het verleden geeft mij echter ook het voordeel dat ik begrijp wat er in projecten leeft en kan gebeuren. Dat neem ik weer mee in de gesprekken met mijn collega’s. Ik weet dat voordat de eerste spade in de grond gaat, er nog een hele wereld van handelingen aan vooraf gaat. Dat is voor de buitenwereld niet altijd zichtbaar, maar dat kost wel tijd. Denk aan bewonersparticipatie, vergunningen, ontwerp, inkoop en meer. Deze kennis helpt mij om binding te houden met de organisatie.”
Op de vraag of het eigenlijk wel nodig is om binding te houden – je kunt projectontwikkeling toch prima als losstaand project van de beheerorganisatie zien – zegt Tim stellig: “Nee dat zie ik niet zo. We kunnen als afdeling VastGoed niet zonder de inbreng van huurders; dat zijn tenslotte onze klanten en eindgebruikers. Ook intern hebben we klanten bij de verschillende bedrijfsonderdelen. Ook hen hebben we nodig om tot een goed eindproduct voor de klant te komen. Voor mij geldt – ook nu in de deze tweede lockdown – dat ik dagelijks contact heb met collega’s van mijn eigen afdeling, maar ook met collega’s van andere afdelingen.”
Noodzakelijke binding of niet, feit is dat projectontwikkeling een stempel drukt op de kwartaalrapportages en daarmee dus direct van invloed is op de beschikbare middelen van Mitros. “Natuurlijk draait het in de kwartaalrapportage met name over geld, planning en de verwachting van de aankomende maanden,” beaamt Tim. “Wat is de over- of onderschrijding van de jaarbegroting? Leuk, maar net zo interessant of misschien wel interessanter is de vraag wat de reden is voor de over- of onderschrijdingen. Wat is de rode draad en hoe kunnen we hiervan leren en verbeteren? Dus niet alleen de totale begroting, maar ook de onderlinge samenhang van de projecten met hun procesplanning en zijn invloed op het geld spelen hierin een rol.”
Projecten kunnen vertragen, uitlopen, onvoorzien duurder uitvallen, en een softwaretool kan volgens Tim helpen bij het voorkomen ervan, of desnoods bij het genezen. “Het sturen op project-KPI’s en de projectportefeuille geeft ons de mogelijkheid een gewenste analyse te maken van de laatste stand van zaken. Bij Mitros is daarbij Reaforce van Reasult een onmisbare ondersteuning. We kunnen eenvoudig de huidige stand afzetten tegen een vorig kwartaal en zo zien waar de afwijkingen zitten op besluitvormingsmomenten of start en einde bouw. Dat is erg behulpzaam.”
Kasstroombeheersing en projectcontrole zijn volgens Tim van wezenlijk belang om ‘in control’ te zijn van het vastgoed proces. “Dat wil zeggen dat we op tijd de financieringsbehoefte in kaart brengen en dat er geen negatieve verrassingen uit de projecten komen. Op basis van de kwartaalupdate lopen we door alle projecten en stellen de kasstroomprognose tot einde project bij. Dit gebeurt in detail samen met de verantwoordelijke managers en wordt daarna met de directie besproken.”
Al met al klinkt projectontwikkeling vrij feitelijk, financieel en zakelijk. Toch speelt ‘emotie’ altijd een rol, zegt Tim: “Ontwikkelen is mensenwerk. Onze belangrijkste strategische keuze in alles wat we doen is ‘De huurder op één’. Het realiseren van meer en beter vastgoed is daaraan ondersteunend. Huurders, maar ook stakeholders en natuurlijk Mitros zelf, hebben zo hun belang. En al die belangen moeten worden samengebracht en zo goed mogelijk worden geadresseerd in het project. Dat is een mooie uitdaging, en als ik kijk naar wat ons team realiseert, dan durf ik wel te stellen dat het ons heel goed lukt om prachtige projecten voor de stad en de bewoners waar te maken.”
Meer weten over de softwaretools die Mitros gebruikt? Kijk dan eens naar Reasult Vastgoedontwikkeling >>>
Tim ter Heide (Mitros): Van hollen en stilstaan naar evenwichtige projectontwikkeling in hoog tempo
Dit interview is eerder geplaatst door CorporatieMedia op maandag 30 november 2020 op www.corporatiegids.nl