Business planning bij Bouwinvest

Op de Provada 2015 tekende Bouwinvest Investment Management een overeenkomst met Reasult ter ondersteuning van hun business planning proces. Het doel was het stroomlijnen en verder professionaliseren van assetmanagement en de financiële bedrijfsprocessen. Naast de implementatie van de Reasult Assetmanagement oplossing is toen ook gestart met de ontwikkeling van een oplossing voor Financiële Planning. Deze oplossing zorgt voor een sneller en nauwkeuriger begrotingsproces op fondsniveau waarbij assetmanager en business controller in één systeem samenwerken

Léon Kerver

Business Controller Bouwinvest

Inmiddels zijn we ruim een jaar verder en zijn twee volledige begrotingsrondes doorlopen. Léon Kerver, Business Controller bij Bouwinvest, vertelt hoe zij gebruik maken van de Reasult oplossingen voor Assetmanagement en Financiële Planning. Léon is zelf de afgelopen periode nauw betrokken bij de ontwikkeling van Reasult Financiële Planning.

Bouwinvest en de rapportages naar haar klanten

Bouwinvest belegt sinds 1952 in vastgoed. In eerste instantie voor het pensioenfonds van de bouw (bpfBouw) maar in de loop van de jaren zijn er diverse pensioenfondsen bijgekomen. Inmiddels heeft Bouwinvest 17 klanten waaronder diverse grote Nederlandse pensioenfondsen. De beleggingen waarvoor Bouwinvest het vermogensbeheer verricht zijn ondergebracht in een internationale portefeuille en vijf Nederlandse sectorfondsen, samen goed voor bijna € 9 miljard aan vastgoedwaarde.

Een belangrijk aspect in de dienstverlening van Bouwinvest is het leveren van goede en betrouwbare cijfers aan haar klanten en aandeelhouders waarbij juistheid, tijdigheid en volledigheid essentieel zijn. De rapportages worden gemaakt op zowel portefeuille- als op fondsniveau.

4 keer per jaar forecasten die overgaat in de jaarlijkse begroting

“Voordat we met Reasult werkten was de begrotingsronde jaarlijks een enorm karwei waarbij we ieder jaar weer onze business planningstool opnieuw moesten optuigen.” zegt Léon Kerver. “Een enorme doorlooptijd van april tot november waarbij iedereen druk was om alles weer aan te leveren, bij te stellen en te controleren. Daar wilden we van af. Ons business planningsproces moest een continu proces worden met actuelere data om zo nauwkeurig en regelmatig te kunnen forecasten. Ik kan zeggen dat dat goed gelukt is. Het proces ziet er nu zo uit dat we 4 keer per jaar een forecast maken voor de 5 Nederlandse sectorfondsen en dat levert direct ook input voor de jaarlijkse begroting. Ook zie ik verbeteringen in de portefeuille omdat we nu rekenen met contractdata. De confrontatie van actuals met forecasts leidt nu tot veel kleinere verschillen. Een mooi resultaat: betere voorspelbaarheid en meer rust in alle geledingen binnen Bouwinvest.”

Doorlooptijd en tijdigheid

“Tijdigheid is voor ons cruciaal. Vooral omdat onze klanten vroeg in het jaar al input moeten hebben voor hun begroting. We forecasten 4 keer jaar (februari, mei, augustus en november) en in september maken we de begrotingen. Gedurende het gehele jaar gebruiken we de Reasult software. Elke kwartaal actualiseren de nieuwe taxatiewaardes die we met Reasult taxatiemanagement doen. Updates vanuit onderhoud, contracten en nieuwe projecten die we aan- of verkopen worden per kwartaal geactualiseerd in Reasult Assetmanagement (Reaturn AM). Onze forecast gaat over een heel jaar (year end) en het mooie is dat we nu continu bezig zijn om 10 jaar vooruit te kijken. Kortom we hebben een goede en betrouwbare forecast en/of begroting binnen 2 uur.“ aldus Léon Kerver.

Assetmanagers en business controllers in éen systeem

Naast de business controllers gebruiken ook de asset managers het systeem. “Je ziet dat veel assetmanagers nu veel actiever omgaan met het forecasten. Je ziet zelfs assetmanagers met de software onder de arm langs de vastgoedmanagers gaan om de stand van zaken door te nemen. Ze kunnen hiermee de werkdruk beter spreiden en hebben een veel nauwkeuriger zicht op de voortgang.” vervolgt Léon. “Op termijn kunnen we ook nog de stap maken om de vastgoedmanagers in het systeem zelf hun updates te laten doen. Ik weet dat dat bij andere Reasult klanten al gebeurt. Zo ver zijn we nu nog niet. Als organisatie moet je ook wennen aan deze nieuwe forcecasting werkwijze. Voor ons als business controllers is het proces ook simpeler geworden; minder schakels en handelingen omdat alles in één systeem zit. We gebruiken ook de Rapportage & Analyse omgeving om dwarsdoorsnedes en diverse analyses te maken voor een fonds. Dat is vooral handig voor de business controllers die bijvoorbeeld veel woningen in hun portefeuille hebben. Hier zijn de aantallen verhuurbare units hoog en heb je snel plezier van een krachtige analyseomgeving. Tevens gebruiken we deze Rapportage & Analyse oplossing om de begroting op asset niveau naar het primaire systeem over te brengen.”

Samenwerking met Reasult

“We zijn erg tevreden met het resultaat. Ook al is het soms best een lastig traject geweest. Tijdens de ontwikkeling van financiële planning bleken we niet altijd hetzelfde beeld voor ogen te hebben. Door de korte communicatielijnen en regelmatig overleg is het ons gelukt naar een goed eindproduct toe te werken. Tijdens deze coproductie hebben we als Bouwinvest natuurlijk altijd te maken met tijdigheid (lees: harde deadlines) van opleveren van rapportages richting onze klanten. Dat gaf extra druk op de samenwerking en het uitleveren en/of bedenken van oplossingen. Hier hebben we met Reasult nu een goede modus gevonden met begrip voor elkaars kaders en randvoorwaarden.

Ook qua forcecast zijn er nog wel wat aandachtspunten en dan bedoel ik niet alleen de presentatie. De scenario- en gevoeligheidsanalyses zijn nu gericht op de kasstromen en onze wens is om dat uit te breiden naar winst- en verliesrekeningniveau, zodat deze functionaliteit ook voor ons bruikbaar wordt. En zo zijn er nog wel wat wensen waarvan ik weet dat die eraan komen dus daar kijken we enorm naar uit. Een van onze assetmanagers heeft bijvoorbeeld meegewerkt aan de nieuwe expiratiemogelijkheden en ik weet dat hij erg gelukkig wordt wanneer bij uitlevering van één van de geplande nieuwe versies.“