Bas Oortwijn
Honderdduizenden euro’s teveel betalen voor grondacquisitie of tonnen mislopen door een rekenfoutje. Horrorscenario’s voor woningcorporaties die minder ver weg zijn dan vaak gedacht wordt. Door foutief gebruik van Excel kunnen namelijk problemen ontstaan met verregaande gevolgen.
Product Consultant Bas Oortwijn vertelt aan CorporatieGids.nl meer over hoe Excel voor corporaties niet ideaal is en hoe corporaties deze problemen kunnen voorkomen. Dit interview is eerder geplaatst op Corporatiegids.nl.
Het ‘Excel-probleem’ is niet iets wat alleen in de corporatiesector plaatsvindt, begint Bas het gesprek. “Eigenlijk in elke sector waar investeringsbeslissingen worden gemaakt, zie ik het langskomen. Logisch want Excel is een enorm flexibel programma. Maar juist in die flexibiliteit schuilt gevaar. Want als je het voor veel zaken kunt gebruiken, wordt de kans op fouten steeds groter. Iedereen die op dagelijkse basis met Excel werkt zal hier een keer tegenaan lopen.”
Bas licht het gevaar toe met een praktijkvoorbeeld: “Een tijdje geleden was ik bij een corporatie die in Excel een model had gemaakt voor grondacquisities. Daarbij is het belangrijk dat het getal wat je biedt, hout snijdt. In het model zagen we echter al snel enkele foutjes staan waardoor onderaan de streep een fout bedrag berekend werd. Dit betekende dat de organisatie in de praktijk 40 procent meer kon bieden voor stukken grond dan gedacht werd. In andere woorden; het gebruik van Excel zorgde er hier voor dat vaak achter het net werd gevist.”
Ongeacht de grootte van een corporatie, iedereen kan volgens Bas problemen ondervinden in Excel. “Je ziet echter wel dat de problemen toenemen als de organisatie groter wordt. Als je voor jezelf een model in Excel maakt, weet je hoe het in elkaar steekt en hoe je het moet invullen. Maar wanneer collega’s ermee aan de slag moeten omdat je samenwerkt, wordt het al snel lastig. Want waar moet je wat invullen? En hoe werken de formules eigenlijk? Daarnaast zien we ook problemen ontstaan wanneer een organisatie probeert inzicht te krijgen op bedrijfsniveau. Verschillende modellen moeten dan aan elkaar worden geknoopt. Dat kan in Excel, maar is enorm precies. Want dan mag er bijvoorbeeld niets meer veranderen qua bestandsnamen of de onderliggende structuur, waardoor je eigenlijk beslissingen neemt terwijl de fundering op los zand staat.”
Het inzetten van specialistische software voor projectontwikkeling neemt de gevaren van Excel weg, legt Bas uit. “Omdat dit minder foutgevoelig is zijn aggregatieproblemen verleden tijd. Ook is het makkelijk om een overzicht te geven van alle projecten. Dat linken in Excel kost nu soms weken, terwijl je dat met software binnen een paar minuten geregeld hebt. Daarnaast werkt iedereen met dezelfde software waardoor het uniform en overzichtelijker wordt. Dat maakt nieuwe of andere projecten makkelijker te interpreteren voor collega´s en vermindert ‘Excel-stress’.”
Op de vraag hoe een corporatie de switch van Excel naar specialistische software kan maken, vertelt Bas: “Reasult kan daarbij ondersteuning leveren met onze software. Het gebruik begint met een inventarisatie waarin we kijken hoe we meerwaarde kunnen leveren. We leveren namelijk standaard software maar configureren dat op basis van behoeften. Zo merken medewerkers zo min mogelijk van de nieuwe software. Daarnaast kijken we onder andere naar welke processen ondersteund moeten worden met de software en wat voor type rapportages gewenst zijn. Ook kunnen wij primaire systemen integreren in onze software waardoor de projectcashflow automatisch wordt bijgestuurd op basis van de facturen. Wij maken voor de ontwikkelaar dan een interface op maat om dit mogelijk te maken.”
“Zodra de uitgangspunten helder zijn, kunnen we de stap naar onze software maken en kunnen we bestaande projecten overzetten. Aan deze werkwijze zitten twee voordelen: je leert de applicatie kennen op basis van eigen data én het is een filter om te kijken of er fouten in het oude model zaten. Dat kan best wat opleveren, zoals een ontwikkelaar die erachter kwam dat de rentebaten verkeerd berekend werden in Excel, waardoor de opbrengst een paar ton hoger werd.”
Corporaties kunnen de software van Reasult ook dertig dagen gratis proberen. Bas: “Onze software is sinds kort beschikbaar als webbased applicatie. Het grote voordeel hiervan is dat je er altijd en overal over kunt beschikken. Organisaties kunnen dat dertig dagen gratis proberen om zo te ervaren hoe je bijvoorbeeld inzicht krijgt in kosten, opbrengsten en cashflows, projecten overzichtelijk weergeeft en gemakkelijk (WALS-)rapportages maakt.”
“Weet dat je niet de enige bent met Excel-problemen,” sluit Bas het gesprek af. “We zien het namelijk nog steeds enorm vaak gebeuren dat een corporatie in de knoei komt omdat modellen foutgevoelig zijn en niet makkelijk op elkaar aansluiten. Wanneer dit gebeurt, kan software écht waarde toevoegen aan het proces. Zeker wanneer je organisatie gaat groeien, zul je tegen deze problemen aanlopen. Doordat onze software geïntegreerd wordt in de processen en primaire systemen van de organisatie, wordt de foutgevoeligheid verkleint, tijd bespaard en kunnen investeringsbeslissingen genomen worden op basis van betrouwbare data. En daarnaast is het gewoon fijn om je geen zorgen te hoeven maken over Excel-problemen die plots de kop kunnen opsteken.”
Lees meer over onze software voor projectontwikkeling
« Terug naar overzicht