Het complexplan: de volgende stap richting de wensportefeuille

10-08-2018

Herman Groenewold, senior business consultant bij Reasult

Dit artikel is een vervolg op twee blogs. In de eerste blog heb ik het belang van een goed portefeuilleplan voor corporaties besproken. In de tweede blog laat ik zien hoe het leggen van een meetlat langs de vastgoedportefeuille je helpt met het aanbrengen van de focus. Als je mijn advies in de bovenstaande artikelen ter harte hebt genomen, weet je welke complexen wel en niet goed scoren. Vastgoedsturing is een iteratief proces waarbij verschillende iteraties noodzakelijk zijn op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau om de ambities te realiseren. Het aanbrengen van focus in de vastgoedportefeuille is dan ook een belangrijke stap om de ambities te realiseren. Je weet welke complexen actief assetmanagement nodig hebben om ze bij te laten dragen aan de realisatie van je wensportefeuille. Dit leidt tot het maken van keuzes en het eventueel aanpassen van het complexbeleid. In dit artikel neem ik je mee hoe je die ambities realiseert.

Je wensportefeuille binnen bereik

De organisatiedoelstellingen en beleidsvoornemens bepalen welke doelen je met het vastgoed wenst na te streven. Aan de hand van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) benoem je welke normen je hanteert voor de prestaties van het vastgoed. Dit zijn veelal niet enkel financiële waarden. Denk hierbij ook aan duurzaamheiddoelstellingen. Om als corporatie de ambities te realiseren, is het van belang dat je een selectie maakt van objecten waar je wel en niet tijd en geld in stopt. Nadat je de portefeuille en de afzonderlijke complexen langs de meetlat hebt gelegd, kun je gericht keuzes maken. Maar hoe komt het nu dat een aantal complexen niet aan de eisen voldoet?

Analyseer waarom een complex niet bijdraagt

Wanneer één of meerdere complexen in de portefeuille weinig rendement behaalt en/of niet past bij de doelstelling van de corporatie is het zaak dat je achterhaalt hoe dit komt. Waarom voldoet het complex niet aan de vooraf gedefinieerde minimale eisen? Mogelijk draagt het complex op een andere wijze bij aan de doelstellingen. Je bent door deze beoordeling in staat een bewuste keus te maken in hoe, en met welke complexen je de doelstellingen gaat realiseren.

Stel dat energielabel een belangrijke KPI is. Het complex heeft een label D terwijl B de minimale eis is, dan weet je dat dit een aandachtspunt is. Wellicht biedt dit complex echter wel voldoende gelegenheid voor tijdelijke huisvesting van bijzondere doelgroepen waarover je juist met gemeenten in overleg bent. Kortom, analyseer de slecht scorende complexen op de vastgestelde KPI’s maar tevens ook op de doelmatigheid van het object.

Maak scenario’s

Wanneer je een aantal complexen nader hebt geanalyseerd, kun je bepalen met welke complexen je verder zou willen rekenen. Je berekent van deze complexen een aantal scenario’s en verzamelt informatie over gevolgen van dat scenario.

Weer even het voorbeeld van het energielabel; je rekent een aantal scenario’s door zoals uitponden, slopen/nieuwbouw en van een D- naar B-label transformeren. Ook kun je in zo’n voorbeeld denken aan de impact van een doelgroepwijziging op de huurprijzen en onderhoudskosten. Kortom, je bekijkt de oplossingen, wat ze kosten en wat dat betekent voor de bewoners. Dat houdt in dat je hold/sell- en SWOT-analyses maakt en kwalitatieve informatie verzamelt. Uiteraard is markt- en portefeuillekennis hierin essentieel, want je kunt niet oneindig veel scenario’s doorrekenen.

Maak een virtuele portefeuille

Uit deze scenario-analyse volgt een realistisch scenario. De vraag rijst dan hoe dit complex zou scoren wanneer je dit scenario zou uitvoeren. Daarom is het verstandig dezelfde meetlat die je eerder hebt toegepast, nogmaals langs de portefeuille te leggen. Zo stel je vast of het scenario ook daadwerkelijk bijdraagt aan de gewenste portefeuille. Dit levert ook transparantie op in de besluitvorming. Jij, maar ook jouw collega’s in de organisatie, krijgen een beeld van de toegevoegde waarde van de geplande maatregelen (het voorgestelde scenario) voor dat complex. Het beste scenario belandt dan in het complexplan.

Stel een complexplan op

Assetmanagement draait mijns inziens om kwalitatief en kwantitatief resultaatgericht opdrachtgeverschap. Als assetmanager ben je uiteindelijk eindverantwoordelijk voor de financiële en maatschappelijke prestaties van het complex. Het opstellen van een complexplan stelt je in staat om goedkeuring te verkrijgen op het door jou voorgestelde scenario en tegelijkertijd de rest van de organisatie mee te nemen in het voorgestelde plan.

Het complexplan bevat de specifiek te nemen maatregelen en het verwachte resultaat per complex. Idealiter zou een complexplan 2 detailniveaus hebben. Het is enerzijds het voorstel van de assetmanager richting het managementteam/portefeuillemanagement hoe het betreffende complex weer passend te krijgen in de portefeuilledoelstellingen. Het complexplan bevat alle eerder verzamelde informatie, zoals:

  • voorgestelde aanpak;
  • de hold/sell-analyse;
  • de te nemen maatregelen;
  • het gewenst resultaat;
  • de kosten.

Anderzijds fungeert het complexplan, na goedkeuring, als concrete opdracht voor de andere afdelingen voor verdere detailuitwerking en uitvoering. In het complexplan is uitgewerkt wie wat gaat doen en wanneer, met het bijhorende budget. Daarmee is het complexplan een tactische vertaling van de portefeuilledoelstellingen en een aansturing naar de operationele laag (property management). Daarmee kan bijvoorbeeld de vastgoedafdeling de MJOB verder inrichten en/ of een verhuurafdeling de woonruimteverdeling organiseren.

Voor de verschillende afdelingen is het een duidelijke opdracht tot uitvoer. Dit is ook het moment van overdracht naar de gehele organisatie. Het complexplan bevat alle te nemen maatregelen inclusief verantwoording van de gemaakte keuzes. Daarmee is het een intern communicatiemiddel.

Dit artikel is de derde in een serie waarin ik wil laten zien hoe zowel een goed portefeuilleplan, als ook het complexplan, voor corporaties noodzakelijk zijn om de gestelde doelen te realiseren. Bijkomend voordeel is dat dit ook bijdraagt aan het intern draagvlak. Het levert aandacht en focus op voor vastgoedsturing. Op de lange termijn kan een corporatie zo haar maatschappelijke rol nog beter vervullen.


Meer lezen hierover?

Bekijk de Reasult oplossingen voor vastgoedontwikkeling, asset- en portefeuillemanagement, taxatiemanagement en financiële planning.


Deze blog is op eerder gepubliceerd op CorporatieNL.

« terug naar overzicht

Delen