Edwin van de Waal – senior business consultant
Als vastgoedbelegger is het belangrijk om financieel te presteren en om daarin voorspelbaar te zijn. Waarde ontstaat namelijk vanuit de resultaten van je vastgoedbeleggingen. Om een zo goed mogelijk inzicht te krijgen, in een markt die niet meer zo voorspelbaar is als voorheen, vraagt dit om een optimale samenwerking binnen je organisatie. Assetmanagement draagt hierin de verantwoordelijkheid voor het behalen van de rendementen. Finance draagt hierin de verantwoordelijkheid voor het in control zijn. Dat kan leiden tot een (logischerwijze) kritische houding van finance ten aanzien van de haalbaarheid, om zo controle te behouden over de rendementen. Deze verschillende invalshoeken leiden tot frictie in de samenwerking tussen finance en assetmanagement. In dit blog benadruk ik het belang van een goede samenwerking tussen de asset manager en de controller aan de hand van het budgetproces.
Het budgetproces bestaat ter ondersteuning van de bedrijfsdoelstellingen; om zo financieel in control te zijn, voorspelbaarheid te bevorderen en uiteraard om rendementsdoelstellingen te behalen. De belangrijkste spelers in dit proces zijn de asset manager en de controller. De bron in dit proces vormen de vastgoedobjecten.
Deze twee spelers vervullen verschillende, maar beiden belangrijke rollen in dit budgetproces. De asset manager zal altijd een actieve, signalerende functie vervullen. De verantwoordelijkheid van de asset manager is om te voldoen aan de gestelde rendementseisen. Optimaliseren van het rendement wordt mogelijk door alle variabelen inzichtelijk te krijgen via het updaten van objectgegevens, huurcontracten, expiratie, mutatie en kosten. Inzicht en beheersing zijn daarom cruciaal voor deze functie.
De controller daarentegen heeft een ondersteunende en controlerende rol in dit proces. Hij begeleidt het proces en bewaakt de volledigheid, juistheid en de workflow. Daarom is vanuit Finance budget control weer noodzakelijk. Als business consultant zie ik in de praktijk dat het budgetproces een tijdrovend en foutgevoelig proces is. Niet alleen het vaststellen van het budget, het verantwoorden van de cijfers, maar ook het monitoren is vaak inefficiënt ingericht. Bij de betrokken partijen leidt dit – helaas – regelmatig tot onderling onbegrip en frictie.
Hoe verminder je deze frictie tussen beide partijen? Zoek naar een optimaal proces waarbij:
Om dit te verduidelijken met een voorbeeld; het begrip brutohuur moet eenduidig vastgesteld worden, om zo consistent te zijn binnen de budgetten. Daarmee heeft brutohuur voor de controller en de asset manager dezelfde inhoud en betekenis. Dat werkt wel zo prettig! En zo moeten alle facetten in het budgetproces eenduidig, duidelijk en helder voor de betrokken partijen zijn.
Maar dan resteert nog steeds de vraag: hoe bereiken we het optimale proces? Daarbij speelt de onderlinge afstemming tussen de asset manager en de controller een essentiële rol. Wanneer deze goed is, dan is het helder voor welke vastgoedobjecten er een budget moet zijn, op welke data de budgetten zijn gebaseerd en welke inkomsten en uitgaven er voor de komende jaren verwacht worden.
In mijn ogen heeft software hierin een faciliterende rol, juist omdat deze veel ruis op de lijn wegneemt. Software is de ‘single point of truth’. Er bestaat namelijk maar één bron, één waarheid, waarmee zowel finance en assetmanagement werken. Er kan geen verwarring (en dus mogelijke frictie) ontstaan over berekeningen of over welke versie er is ingediend als budget. Dat ligt namelijk allemaal vast omdat de software het budget veiligstelt en er workflowgegevens van goedkeuring en opmerkingen bekend zijn, wat transparantie en in control zijn bevorderd.
Op de lange termijn leidt optimalisatie tot een iteratief proces waarbij de kwaliteit van de budgetten verbetert. In een optimale situatie zien we ook dat het budgetproces zich vaker dan één keer per jaar herhaalt. Door continu ‘de thermometer’ in de vastgoedportefeuille te steken kun je sneller bijsturen vanwege veranderingen zoals een pandemie of een faillissement van een huurder. En als belegger wil je in het hedendaagse dynamische speelveld kort op de bal kunnen spelen en ‘agile’ zijn.
Door een koppeling tussen finance en assetmanagement ontstaat de brug van financiële realisatie naar assetmanagement prestatie . Goede software helpt bij het overbruggen van de kloof tussen finance en assetmanagement. Het uniformeert de definities en maakt samenwerking daarmee effectief!
Meer lezen over vastgoedontwikkeling en de rol van finance? Download dan nu het gratis whitepaper: Voorspelbaar vastgoed – De strategische rol van finance in vastgoedontwikkeling.
« Terug naar overzicht